Diritto all’informazione dei soci di S.R.L.

Il diritto all’informazione è un diritto di gestione e uno dei diritti fondamentali dei soci di una società a responsabilità limitata, e tale diritto si manifesta in due obblighi fondamentali del consiglio di amministrazione della società nei confronti dei soci della stessa:

  • l’obbligo del consiglio di amministrazione della società di informare i soci sugli affari della società e
  • l’obbligo di consentirgli l’accesso ai libri e alla documentazione sociale.

Lo scopo di questo diritto viene manifestato nell’esercizio dei diritti societari perché consente ai soci una prospettiva migliore quando prendono decisioni importanti, sia sotto forma di votazione di decisioni nell’assemblea, sia nel prendere decisioni personali sulla loro appartenenza nella società. L’importanza del diritto all’informazione è particolarmente evidente nelle società in cui i soci non sono anche i membri del consiglio di amministrazione, cioè non sono membri della struttura gestionale della società.

Il diritto di essere informato in una S.R.L. si acquisisce acquisendo una quota aziendale nella società e ogni socio della società ne ha, indipendentemente di partecipazione da esso detenuto nella società. Può essere realizzato in assemblea della società o al di fuori dell’assemblea, il tutto secondo la procedura prevista dalla Legge sulle società, se l’atto costitutivo della società non prevede la procedura per realizzazione di tale diritto.

Il diritto all’informazione in una società a responsabilità limitata si estende a tutti i dati relativi agli affari interni e relazioni in azienda, all’attività degli organi sociali, alla conoscenza dei libri e della documentazione sociale, indipendentemente dalla loro forma, ai relazioni con altre persone e soci della società con società collegate e tutte le informazioni di cui un socio della società ha bisogno per valutare i relazioni interni ed esterni della società.

Il diritto all’informazione è garantito dalla legge e non può essere escluso nemmeno da un contratto sociale. Il consiglio di amministrazione della società è tenuto a soddisfare la richiesta di ciascun membro della società di esercitare il diritto all’informazione senza indugio, immediatamente al ricevimento della sua richiesta. Tuttavia, ci sono alcune restrizioni che possono essere prescritte dall’atto costituzionale – ad esempio, l’istituzione di una procedura e un modulo speciale per fornire informazioni, l’introduzione di disposizioni sul segreto professionale e simili.

 

Richiesta di esercizio del diritto all’informazione

  • la forma non è prescritta dalla legge. Pertanto, la richiesta può essere presentata in qualsiasi modo.
  • deve essere presentata al consiglio di amministrazione.
  • non è obbligatorio, ma di regola viene indicato esattamente cosa è richiesto e quali informazioni devono essere provvedute sicché sia possibile alla società di preparare per più rapida e più facile realizzazione di questo diritto.
  • deve essere consegnata alla società per essere valida. Pertanto, si consiglia sempre di inviare una richiesta per iscritto tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.

Sebbene la Legge non prevede specificamente un termine per mettere a disposizione delle informazioni e della documentazione ai soci, prevede comunque che esse debbano essere fornite senza indugio, il che indica la necessità di un’azione urgente. Tuttavia, dovrebbe prendere in considerazione le circostanze di ogni singolo caso e agire in base alla richiesta il più rapidamente possibile e ragionevole.

Anche la forma di notifica non è prescritta, quindi il consiglio di amministrazione può decidere di fornirla oralmente o per iscritto. Inoltre, il diritto di accesso include il diritto di ispezionare i libri contabili e la documentazione sociale, indipendentemente dalla loro forma e da dove si trovano. La società deve in ogni caso metterli a disposizione ai soci. Di regola, l’ispezione viene eseguita nei locali commerciali della società e, se necessario, in altro luogo dove si trova la documentazione tramite terze persone. In tal modo, la società è obbligata a fornire il personale e i mezzi tecnici necessari per l’ispezione da parte dal socio. Il socio della società ha il diritto di prendere appunti e copie durante l’ispezione e la società deve assisterlo in questo.

Il diritto all’informazione non è un diritto strettamente personale, quindi un membro della società può avvalersi di una delega per esercitarlo, ma solo colui che, dato il proprio obbligo professionale, è tenuto a mantenere il segreto professionale (avvocato, revisore contabile, consulente fiscale).

 

Negazione del diritto all’informazione

La società può negare il diritto di essere informato, ovvero può rifiutare di fornire al socio informazioni sugli affari della società e l’accesso ai libri e alla documentazione sociale se la società ha un consiglio di sorveglianza perché il consiglio ha gli stessi poteri dei soci della società. Quindi, ciò significherebbe effettivamente che il consiglio di amministrazione può soltanto negare l’esercizio diretto del diritto all’informazione e quindi il diritto all’informazione può riferirsi ai diritti che i membri possono esercitare al riguardo nell’assemblea.

Inoltre, la possibilità di negare il diritto all’informazione è prevista quando ci sia motiva di temere che il socio possa utilizzare tale diritto per scopi non legati alla sua appartenenza nella società e che ciò possa causare danni alla società. Qui stiamo parlando di probabilità oggettiva, il che significa che devono esserci indicazioni più forti sull’operato del socio che ha presentato richiesta per esercitare il diritto all’informazione, sotto forma di utilizzo dell’informazione a danno della società (a favore di concorrenti, pubblicazioni nei media, ecc.)

Il diritto all’informazione può anche essere negato nel caso di un evidente abuso di tale diritto (spesso frequenti richieste di informazioni), se il socio richiede informazioni che la società non ha e non può ottenere per motivi legali o di fatto, se la società dovrebbe esporre a costi irragionevolmente elevati o se le informazioni sono costantemente disponibili sul sito web della società.

L’assemblea della società delibera sul diniego (a maggioranza semplice dei voti) e quanto sopra non può essere derogato neppure dalle disposizioni del contratto sociale.

 

Ottenimento in via giudiziale del diritto all’informazione

I soci della società possono esercitare il loro diritto, se non possono esercitarlo secondo le modalità sopra descritte, via il tribunale competente come segue:

  1. Nel procedimento non contenzioso, presentando la richiesta per l’esercizio del diritto all’informazione al tribunale commerciale competente per luogo della sede della società entro 15 giorni dal giorno dell’assemblea in cui l’avviso è stato negato, o dal non rispondere alla richiesta di avviso.
  1. In un procedimento civile, con citazione per il ritiro del socio dalla società a responsabilità limitata, che possa essere presentata se vi sono giustificati motivi in termini di rifiuto della società di fornire dati e informazioni.

Nota che l’esaurimento del procedimento non contenzioso non è un presupposto procedurale per intentare un’azione legale e condurre procedimenti civili. Possono, infatti, essere iniziati allo stesso tempo.